Bedrer politisk styring av prosjekter

– Denne gjennomgangen har vært svært nyttig for oss. Her er det flere ting vi vil jobbe videre med. Det er viktig for oss at alle sider av en sak belyses, og at beslutninger dannes på riktig grunnlag når så store investeringer blir gjort, sier Gry Røste, som er kommunedirektør i Aurskog-Høland kommune.  

Bruk av prosjektmetodikk 

Romerike revisjon har undersøkt om det var etablert en prosjektmetodikk som bidro til at politikerne ble tilstrekkelig involvert i begynnelsen av prosjektet. De har kommet frem til at prosjektmetodikken ble innført sent. Prosjektmetodikken, som ble vedtatt i kommunestyret i mai 2017, ble ikke fulgt i den innledende fasen. Da kommunestyret vedtok mulighetsstudie for nye Aursmoen skole i desember 2018, inneholdt ikke saken de opplysningene metodikken la opp til.  

– Dette er noe vi har tatt lærdom av. Vi bruker nå anerkjent prosjektmetodikk til oppfølging av prosjekter. Vi er også i gang med å utvikle en egen prosjekthåndbok. Prosjektene skal nå ha tydelige faser med beslutningspunkter mellom fasene, slik at politikerne kan ha reell styring og ansvar. Dette gjenspeiler seg i at beslutningsgrunnlaget som ble lagt fram til politisk behandling i desember 2020 og desember 2022 var betydelig bedre, sier Røste.   

Gode beslutningsgrunnlag

Romerike revisjon har også sett på i hvilken grad saksfremleggene til politikerne la til rette for et godt beslutningsgrunnlag i tidligfasen av prosjektet. De har kommet fram til at det burde vært utarbeidet skriftlig dokumentasjon og saksframlegg som politisk beslutningsgrunnlag for oppstart av mulighetsstudiene i 2018, og at kommunestyret ikke fikk fremlagt en sak for å vurdere igangsetting av prosjektet. Samtidig som investeringsbeløpene ikke kommer tydelig fram i saksfremleggene og at kostnadene var betydelig underestimerte.  

På bakgrunn av de undersøkelser som er gjort anbefaler revisjonen at kommunedirektøren bør vurdere å foreslå en bestemmelse om at investeringer over et gitt beløp, skal behandles i egne saker i kommunestyret. De vil også anbefale at kostnadene kommer tydelig frem i investeringssaker, og at kommunen gjør tiltak for å bedre de økonomiske estimatene som legges frem for de folkevalgte i investeringsprosjekter.   

– Dette er gode anbefalinger som vi skal følge opp. Investeringer over et gitt beløp skal alltid behandles i egne saker i kommunestyret. Vi må ha tydelige rammer og regler for hvordan kostnadsestimater og usikkerhet skal håndteres i de ulike fasene av et prosjekt. Det er viktig for alle at kommunen investerer de prosjektene som gir størst samfunnsmessig nytte og da må beslutningsgrunnlaget være godt, sier Røste.