Satser på innovasjon

I arbeidet med kommunesammenslåingen mellom Rømskog og Aurskog-Høland kommuner, ble dette overordnete målet satt: «Skape en moderne, framtidsrettet og attraktiv kommune». Skal man nå et slikt mål er det ikke nok å vedta målene, de må virkeliggjøres i handling.

– Det er stor vilje blant politikere, ansatte og innbyggere, og vi er i gang med mange spennende prosjekter. Jeg er glad det er aksept og handlingsrom for å jobbe innovativt og finne nye teknologiske løsninger, ofte i samarbeid med næringslivet, sier Raymond Hesthaug, stabssjef for strategi og utvikling.

Ny ansatt i Aurskog-Høland kommune: Frida Fordeler

Sektor Helse og livsmestring har fått en ny ansatt: Frida Fordeler. Frida liker regler og repetitive oppgaver. Hun bli aldri sliten, og varsler når hun har for lite å gjøre. Hun tar gjerne de oppgavene andre synes er kjedelige. Ekstra glad blir hun når hun kan hjelpe sine kollegaer med tidstyver, oppgaver som stjeler tid fra andre viktigere gjøremål.

Frida Fordeler er en datarobot, mer spesifikt en «Robotic Process Automation» (RPA). Frida har startet sitt arbeid i Aurskog-Høland kommune denne høsten, og hun knyttes til tildelingskontoret i sektor Helse og livsmestring. Hennes hovedoppgave er å fordele elektroniske meldinger fra samarbeidspartnere som Ahus og fastleger, til de riktige mottakerne i virksomhetene i sektoren. Denne jobben gjør hun inne i Visma Profil, som er sektorens elektroniske fagsystem. 

Frida Fordeler har fått navnet sitt etter en navnekonkurranse i sektor Helse og livsmestring.

– Det kom inn over tretti forslag. Det var veldig mange gode navneforslag, og sektorens ledergruppe hadde mange å velge mellom. Flest stemmer fikk Frida Fordeler, forteller kommunalsjef helse og livsmestring Kjersti Vevstad.

Forslaget kom opprinnelig fra Anne Hedvig Ødegård Bogstad, som jobber ved tildelingskontoret. 

– Nå når Frida har startet sitt arbeid vil ansatte få mer tid til de viktigste oppgavene, nemlig å ivareta brukerne av helse- og omsorgstjenester i kommunen. Sykepleierne i hjemmetjenesten trenger ikke lenger å reise til kontoret mellom hjemmesykepleiebesøk for å fordele meldinger. Saksbehandlere på tildelingskontoret kan bruke mer tid på å møte brukere og å saksbehandle, Forteller Vevstad.

Kunstig intelligens (AI)

Kontering av faktura er en kjedelig oppgave – men vår nye robot elsker dette! Årlig kjøper kommunen inn varer og tjenester for nærmere 350 millioner kroner. Kjøpene gir oss til sammen 25.000 fakturaer årlig. Stab økonomi og organisasjon, samt ulike ledere i organisasjonen konterer alle manuelt i dag, og bruker betydelige ressurser på dette.

Vi moderniserer økonomisystemet i høst, og tar i bruk kunstig intelligens (AI). En robot leser automatisk inn fakturaer og lærer seg å kontere disse riktig basert på kunstig intelligens.

– Dette er akkurat slik automatisering som vi trenger. Dette frigjør tid til å levere bedre tjenester for ledere og ansatte, sier Olav M. Bleie, stabssjef økonomi og organisasjon.

Automatiseringsprosjektet ledes av Kjellaug Johansen. Dette er ett av flere områder vi bruker ny teknologi til å frigjøre tid til å jobbe med det som virkelig betyr noe, å levere gode tjenester til innbyggerne.

Digitalansettelse fra A til Å

Fra utlysning til arbeidskontrakt er nå prosessen digital og mer effektiv. Et nytt rekrutteringssystem er nå integrert med sak/arkivsystemet, slik at alle lovpålagte dokumenter i en ansettelse blir arkivert automatisk. Prosessen gjøres digitalt og totalen blir mer effektivt arbeid. Som en del av automatiseringsprosjektet er dette et godt eksempel på å forenkle en prosess som gir et bedre resultat.

Jobbsøkeren vil oppleve kommunen som fremtidsrettet der søknadsprosessen ender med en arbeidskontrakt som signeres med digital signering, og denne blir registrert i jobbsøkerens personalmappe - helt automatisk. Bedre kvalitet og mindre manuelt arbeid.

Samler kjøretøyadministrasjonen – grønt først

Aurskog-Høland kommune har en bilpark på cirka 70 tjenestebiler. Sektor Samfunnsfunksjoner og næring samler nå administrasjonen og forvaltningen av flåten. Alle biler skiftes fortløpende ut til elbiler når leasing kontraktene utløper. Så langt har vi anskaffet 18 elbiler. Prosjektet har innført et enkelt system der ansatte kan booke elbil og automatisk hente ut nøkler.

En av fordelene med det nye systemet er at de hjelper oss med å kjøre bilene «jevnt» i antall kilometer. Det gir økonomisk gevinst når det gjelder vedlikeholds- og leasingkostnadene, sier kommunalsjef for samfunnsfunksjoner og næring, Per Ole Rønning.

Prosjektet fortsetter i 2021, og skal da se nærmere på om også innbyggerne kan bruke våre kommunale biler.